Lokallag: Økonomi
Hvordan få penger?
Hvert lokallag får midler (penger) av Skeiv Ungdom for å arrangere aktiviteter. Disse midler søker Skeiv Ungdom på hvert år fra en støtteordning som heter Frifond.
Antall medlemmer dere har i lokallaget, avgjør hvor mye midler fra frifond dere får. Dere bestemmer selv hvordan dere bruker midler, men vi har noen retningslinjer som dere må følge.
Dere kan også søke om midler fra kommunen eller fylket dere bor i, eller fra andre aktører som for eksempel Gjensidigestiftelsen. Mer info om dette finner dere her:
https://www.ungorg.no/soke-om-penger-stotteordninger/.
Viktige frister
Hva gjør en økonomiansvarlig?
Økonomiansvarlig har kontroll på lokallagets penger – fra før dere får dem, til etter at dere har brukt dem. Fra budsjett og bankkonto til bilag, regnskap og rapportering.
Budsjett
Sammen med lokallagsstyret blir dere enige om et budsjett, altså hva pengene deres skal brukes til. Økonomiansvarlig har kontroll på budsjettet og kan sjekke hvordan lokallaget ligger an i forhold til planen.
Bilag
Når dere har brukt penger er det viktig at dere tar vare på kvitteringene, disse kaller vi for bilag.
Som økonomiansvarlig skal alle bilag fra lokallaget bli sendt til deg, slik at du kan ta vare på dem og registrere hva pengene er brukt til og om det passer med budsjettet. Dette kalles regnskap.
Husk: Lokallagene må spare på bilagene i minst 5 år. Vi anbefaler å ta bilder av bilagene og lage en egen mappe til disse i lokallagets e-post.
Årsregnskap og rapport
Til slutt har økonomiansvarlig ansvaret for å sende inn en årlig rapport til organisasjonsrådgiver. Denne rapporten inneholder en oversikt over årsregnskapet, kort info om hva pengene har blitt brukt til og kontoutskrift fra bankkontoen.
Viktige dokumenter
Mal på budsjett og regnskap
Som økonomiansvarlig kan du enkelt fylle inn budsjett- og regnskap i malen vår.
Først legger du inn inntekter (f.eks. pengene dere fra Frifond gjennom Skeiv Ungdom sentralt, og eventuelle andre tilskudd.)
Deretter lister dere opp forventede utgifter, som leie av lokaler, arrangementkostnader og materiell. Dette er budsjettet.
I regnskap-delen registrerer du alle faktiske inntekter og utgifter etter hvert som de kommer inn, og sammenligner med budsjettet for å holde oversikt. Malen gjør det lett å sikre at dere holder dere innenfor budsjettet og kan gi en ryddig årsrapport til sentralstyret.
Økonomiske retningslinjer (vedtatt 2024)
Dere har fått en super idé til et arrangement, men hvordan skal du bruke penger smart, få tilbake utlegg, eller unngå kaos med budsjettet?
De økonomiske retningslinjene er her for å redde dagen! Her finner du ut hvordan du gjør ting lett og ryddig, og unngår økonomiske fallgruver.
Hva er Frifond?
For at vår organisasjon skal få støtte av Frifond må vi følge deres retningslinjer på hvordan pengene skal brukes, samt levere et årlig regnskap som bekrefter at vi har brukt pengene riktig. Du kan lese mer om Frifond her:
Retningslinjer for Frifond
Støtten fra Frifond skal gå til lokal aktivitet. Frifond har selv ikke definert tydelig hva lokal aktivitet innebærer, men generelt sett er regelen at Frifond kan brukes til alt som skaper aktivitet innad i lokallaget.
Midlene kan ikke brukes til:
- Deltakelse på tillitsvalgkonferanse, LS, LM og andre nasjonale arrangementer
- Deltakelse på sommerleir
- Bygge egenkapital (spare penger over flere år)
- Lønne ansatte
- Aktivitet utenfor Norge
- Rusmidler
- Kjøpe pc/mac/mobil og annet dyrt utstyr
- Innsamlingsaktivitet
Skeiv Ungdoms retningslinjer for Frifond
Rapportering til Frifond
Mal for hvordan denne rapporten skal se ut finner du her:
Rapporten inneholder:
- Beskrivelse av aktivitetene dere har gjort
- Regnskap over hva dere har brukt pengene på
- Kontoutskrift
Nytt lokallag?
Dersom dere ønsker å starte opp et nytt lokallag kan dere søke om oppstartsmidler ved hjelp av dette skjema:
Få penger tilbake!
Lokallag
Dersom dere ønsker å handle inn snacks, mat og drikke eller utstyr til en aktivitet eller et møte som lokallaget skal arrangere, er dere nødt til å handle inn dette med deres private bankkort/kontanter.
Det er viktig at dere tar vare på kvitteringen og fyller ut et utleggsskjema slik at dere kan få pengene tilbake fra Skeiv Ungdom.
Utleggsskjemaet skal sendes inn til det aktuelle lokallaget sin økonomiansvarlige senest én måned etter at utlegget er gjort.
Sjekk frifondsretningslinjer for hvilke innkjøp de dekker.
Utleggsskjema:
Retningslinjer Frifond 2024:
Hvis du bruker google docs må du huske å opprette eget dokument!
Nasjonale arrangementer
I løpet av året har Skeiv Ungdom noen nasjonale arrangementer slik som landsmøtet, landsstyremøter og tillitsvalgtkonferansen. Dersom du skal delta på et slikt arrangement, så dekker Skeiv Ungdom reiseutgiftene og overnatting.
Skeiv Ungdom bestiller hotell og du legger ut for reisen.
Du får pengene refundert ved å sende utleggsskjema med kvitteringer til regnskap@skeivungdom.no.
Dette gjelder ikke alle nasjonale arrangementer, slik som for eksempel sommerleiren Jafnadhr, så dobbeltsjekk med sentralstyret på post@skeivungdom.no før du bestiller.
Hvordan skal man reise?
Skeiv Ungdom dekker billigste reisevei, og anbefaler alle å bestille reise på et så tidlig tidspunkt som mulig. Reisen bestilles senest to uker før arrangementet. Hvis alle gjør dette får vi mer penger å bruke på morsomme og sosiale aktiviteter!
For hjelp med bestilling av reise eller reisekostnader som overstiger 1000kr, tar du kontakt med sentralstyret på post@skeivungdom.no
Hvordan få reisepengene tilbake?
For å få refundert reisepengene, sender du inn et reiseregningsskjema. Husk å ta vare på kvitteringene og legg det ved i skjemaet. Uten kvittering får du ikke refusjon.
Har du kjørt bil i regi av Skeiv Ungdom kan du ha krav på kjøregodtgjørelse, og bruker skjemaet for dette. Er du usikker kan du spørre sentralstyret på post@skeivungdom.no
Skjemaet skal sendes inn til regnskap@skeivungdom.no senest én måned etter at utlegget er gjort.
Reiseregning:
Kjøregodtgjørelse:
Hvis du bruker google docs må du huske å opprette eget dokument!
