Økonomiske retningslinjer

1. Generelt

1.1. Disse retningslinjene gjelder for Skeiv Ungdoms sentrale organisasjonsapparat, lokallag i Skeiv Ungdom der det er relevant, samt
på alle arrangementer helt eller delvis i regi av Landsstyret, Sentralstyret
eller Skeiv Ungdoms administrasjon.

1.2. Skeiv Ungdoms verdigrunnlag skal ligge til grunn for alle økonomiske
vurderinger.

1.3. Retningslinjene skal til enhver tid være tilgjengelige i siste versjon for
organisasjonens tillitsvalgte og ansatte.

1.4. Skeiv Ungdom skal til enhver tid følge god regnskapsskikk. Dette vil si å bruke prinsippene fra Regnskapsloven sammen med normer og anerkjent regnskapspraksis når det gjelder regnskapsføring

1.5. Sentrale tillitsvalgte og ansatte i Skeiv Ungdom har et særlig ansvar i å se til at bestemmelsene i dette dokumentet blir fulgt. Dette ansvaret gjelder også for lokale tillitsvalgte der det er relevant.

2. Disposisjonsrett og ansvar

2.1. Skeiv Ungdoms prokura innehas til en hver tid av styreleder og
generalsekretær i fellesskap. Kun disse kan undertegne økonomiske
dokumenter og avtaler, eller inngå større økonomiske forpliktelser for
Skeiv Ungdom. Ikke budsjetterte utgifter over 50 000 skal behandles av Landsstyret.

2.2. Generalsekretær og organisasjonsrådgiver administrerer Skeiv Ungdoms nettbank. Styreleder, og regnskapsfører har innsynsrett i Skeiv Ungdoms konti. Sentralstyret kan tildele innsynsrett til andre ved behov.

2.3. Generalsekretær er ansvarlig for utbetalinger fra Skeiv Ungdom sine
konti. Det stilles krav om 2. godkjenning for alle utbetalinger fra nettbanken.

2.4. Generalsekretær, organisasjonsrådgiver og styreleder skal ha tilgang til organisasjonens digitale økonomisystem. Tilgang kan også tildeles
tiltaksleder for Restart ved behov ifm. rapporterings- og søknadsarbeid.

2.5. Styreleder har det overordnede ansvaret for at budsjettet overholdes, så fremt landsstyret eller landsmøtet ikke har vedtatt noe annet. Generalsekretær plikter å informere styreleder ved mistanke om budsjettavvik. SST skal holdes oppdatert om større avvik, samt enkeltdonasjoner på mer enn 10 000 kr.

2.6. Ved fraværende generalsekretær faller ansvaret for å gjennomføre
utbetalinger på organisasjonsrådgiver. Ved fraværende generalsekretær
eller organisasjonsrådgiver faller ansvaret for godkjenning av utbetalinger i bank på styreleder.

2.7. Styreleder og generalsekretær holder hvert sitt bankkort for Skeiv
Ungdom. Kortinformasjonen skal ikke under noen omstendigheter gjøres
kjent for andre enn sentrale tillitsvalgte eller ansatte i organisasjonen der
det er nødvendig. Styreleder, og generalsekretær kan i fellesskap vedta å
gi kort til andre ansatte. Dersom det er behov for å gi kort til andre sentralt tillitsvalgte skal dette behandles som en sak i sentralstyret.

2.8. Bankkortene skal knyttes opp til en dedikert konto hvor det til enhver tid ikke bør befinne seg mer enn 100 000 kroner. Dersom det mangler bilag på kjøp gjort med kort knyttet til Skeiv Ungdoms konto vil sentralstyret kunne pålegge sanksjoner mot den som har gjort innkjøpene.

2.9. Styreleder og generalsekretær kan ved behov holde et bedriftskort uten Visa som kan lånes ut til ansatte og sentrale tillitsvalgte til bruk ved
aktiviteter eller arrangementer der det er forventet mange eller større
utgifter.

2.10. Alle underslag skal anmeldes.

3. Budsjett og regnskap

3.1. Generalsekretæren plikter å tilse at det føres kontroll på organisasjonens budsjett og regnskap, og skal kvartalsvis rapportere om organisasjonens økonomiske status til sentralstyret.

3.2. Ansvarlige for et arrangement i regi av Skeiv Ungdom sentralt plikter å melde fra til generalsekretær og styreleder dersom det er grunn til å tro
at arrangementet kommer til å avvike fra budsjett. Dersom et arrangement i regi av Skeiv Ungdom viser seg å gå i vesentlig underskudd
i forhold til budsjett må sentralstyret behandle hvorvidt arrangementet
fremdeles skal gjennomføres. Ved budsjettavvik på over 75 000 kr kan
styreleder og generalsekretær sammen overstyre sentralstyrets avgjørelse og avlyse arrangementet.

3.3. Ved vedtak i sentralstyret, landsstyret eller landsmøtet med betydelige budsjettmessige konsekvenser skal det foreligge en detaljert oversikt over forventede inntekter og utgifter. Dersom det beslutningstagende organet eller generalsekretæren ser det som nødvendig skal man benytte seg av en anbudsrunde for å skaffe seg oversikt over mulige utgifter. Sentralstyret har ansvar for å påse at en slik anbudsrunde blir gjennomført.

4. Forhold til regnskapsfører og revisor

4.1. Skeiv Ungdoms regnskap skal føres av en autorisert regnskapsfører, og skal revideres av en autorisert revisor. Det er generalsekretæren sitt
ansvar å se til at regnskapsføreren mottar alle nødvendige bilag.

4.2. Generalsekretæren plikter å se til at det ukentlig konteres bilag, samt at det føres skyggeregnskap på vegne av Skeiv Ungdom.

4.3. Regnskapet revideres hvert halvår så lenge budsjettet åpner for dette.
Revisor skal holdes informert om betydelige endringer i organisasjonens
økonomiske situasjon.

5. Inntekter

5.1. Skeiv Ungdoms medlemskontingenter fastsettes av landsmøtet.

5.2. Deltakeravgift på arrangementer i regi av Skeiv Ungdom sentralt settes av den aktør som er ansvarlig for arrangementet i samråd med generalsekretær, såfremt sentralstyret ikke har lagt andre føringer.

5.3. På arrangementer med deltakeravgift skal det tilstrebes å ha en redusert avgift for betalende medlemmer av organisasjonen. Dersom deltaker ikke har betalt medlemskontingent innen deltakeravgiften blir betalt kan Skeiv Ungdom kreve å få innbetalt mellomlegg mellom prisen for medlem og ikke-medlem.

5.4. Dersom det er nødvendig kan kredittbyrå benyttes til å innkreve
fordringer. Avgjørelse om eventuell innkreving tas av generalsekretær og
styreleder.

6. Reise og overnatting

6.1. Ved reiser som dekkes av Skeiv Ungdom skal rimeligste reisemåte
benyttes dersom ikke annet er avtalt med styreleder eller generalsekretær.

6.2. Utlegg for reise skal gjøres privat, og vil bli refundert etter endt reise,
såfremt kravene i 7.3 er oppfylt. Dersom det er behov for at Skeiv Ungdom dekker kostnaden direkte skal dette forespørres god tid i forveien, og senest 14 dager før reisen finner sted. Generalsekretær eller
styreleder må gi godkjenning for direkte dekning av reisekostnader.

6.3. For tillitsvalgte eller ansatte i sentralleddet til Skeiv Ungdom kan
styreleder eller generalsekretær bestille reiser på under 14 dager varsel
ved behov. Dette skal kun gjøres innenfor det vedtatte budsjettet, for reiser som er sentrale for vervets eller stillingens formål

6.4. Alle reiser skal så langt det lar seg gjøre bestilles innen fjorten dager før avreise. Dersom man må kjøpe unødig dyre billetter, kan Skeiv Ungdom kreve at differansen betales av den reisende. Unntak for denne regelen kan kun gjøres etter avtale med styreleder eller generalsekretær.

6.5. Definisjon på ulike reisetyper:

6.5.1. Obligatoriske reiser: Med obligatoriske reiser menes reiser til
arrangementer og lignende med obligatorisk eller pålagt oppmøte,
f.eks landsstyremøter.

6.5.2. Frivillige reiser: Med frivillige reiser menes reiser til arrangementer uten pålagt eller obligatorisk oppmøte, f.eks Jafnadhr. Frivillige reiser dekkes i utgangspunktet ikke, med mindre noe annet er kunngjort på forhånd. Det åpnes for å søke om å få dekket reise dersom det er særskilt grunnlag for det. Eventuell søknad skal behandles av styreleder eller generalsekretær.

6.5.3. Representasjonsreiser: Med representasjonsreiser menes reiser der reisens formål er å representere Skeiv Ungdom. Reise og eventuell kost og losji i forbindelse med representasjon dekkes for sentrale oppdrag og aktiviteter. Slike reiser skal klareres med styreleder eller generalsekretær i forkant.

6.6. Reisedekning ved landsstyremøter gis landsstyredelegater, vara for
landsstyredelegat når delegaten har meldt forfall, medlemmer av
sentralstyret, ansatte med pålagt oppmøte, og personer innbedt av
sentralstyret og landsstyret. Reise for observatører kan dekkes ved
særskilt avtale med styreleder og generalsekretær i fellesskap.

6.7. Ved reiser der billettenes samlede pris (t/r) overstiger 3.000 kroner skal avbestillingsforsikring kjøpes der dette er mulig.

6.8. Skeiv Ungdom dekker ikke reiser med lokal kollektivtrafikk der utgiftene ikke overstiger 100 kr. Unntak gjelder for ansatte på jobbreise, og for øvrige ved avtale med styreleder eller generalsekretær.

6.9. Bruk av privat bil til reise skal avklares med styreleder eller
generalsekretær på forhånd. Kilometergodtgjørelse for ansatte er
innberetningspliktig, og kompenseres tilsvarende statens skattefrie sats
for kilometergodtgjørelse. Bruk av bil etter forespørsel kompenseres
tilsvarende statens skattefrie sats. Bruk av bil etter eget ønske
kompenseres med 50% av statens skattefrie sats for kilometergodtgjørelse etter avtale med generalsekretær eller styreleder.

6.10. Ved avbestilling:

6.10.1. Sentrale forhold: Hvis avbestilling skyldes sentrale forhold, f.eks avlysning av arrangement, dekkes hele, eventuelt
ikke-refunderbare deler av beløpet, av Skeiv Ungdom.

6.10.2. Personlige forhold: Hvis avbestilling skyldes personlige forhold er det medlemmet selv som må dekke de påløpte kostnadene. Dette gjelder også ved bestilling av overnatting. Unntak kan gis ved alvorlig sykdom eller andre alvorlige hendelser etter avtale med generalsekretær eller styreleder.

6.11. Ved behov for overnatting dekkes dette av Skeiv Ungdom ved
obligatoriske reiser eller representasjonsreiser.

6.12. Det skal informeres om de krav som disse økonomiske retningslinjer
stiller til reise og reiserefusjon i invitasjoner til arrangementer i regi av
sentralleddet til Skeiv Ungdom der det tilbys reisedekning.

7. Refusjon av utlegg

7.1. Ved refusjon av utlegg stilles det krav til at det vedlegges gyldige
kvitteringer for utleggene som er gjort.

7.2. Bevis for relevante utlegg:

7.2.1. For utlegg ifm. sentrale arrangementer/ sentral aktivitet må
generalsekretær, styreleder eller organisasjonsrådgiver signere
som bevis på at utlegget skjedde på vegne av organisasjonen.

7.2.2. For utlegg ifm. lokale arrangementer/ lokal aktivitet må
lokallagsleder eller økonomiansvarlig i lokallaget signere som bevis
på at utlegget skjedde på vegne av lokallaget.

7.2.3. Bilag som dokumenterer bruk av styreleders eller
generalsekretærs bankkort trenger ikke underskrift, men
sentralstyret kan til enhver tid be om innsyn i form av
kontoutskrift.

7.3. Ansatte og tillitsvalgte i organisasjonen kan kreve å få refundert utlegg og reisekostnader ved å levere inn eget skjema senest tretti (30) dager etter at utlegget er gjort eller reisen er fullført. Det er et absolutt krav om at kvitteringer må leveres med skjemaet for å få refundert utleggene. Retten til refusjon bortfaller dersom utleggskjemaet/
reiseregningsskjemaet ikke blir levert innen fristen. Styreleder og
generalsekretær kan i fellesskap gjøre unntak i særlige tilfeller.

7.4. Kostpenger på representasjonsreiser:

7.4.1. På representasjonsreiser med en varighet på 5 til 12 timer (fra dør til dør) kan Skeiv Ungdoms representant få dekket nødvendige
kostnader til kost med inntil 250 kroner. På reiser over 12 timer får
representanten dekket kostnader til kost med inntil 500 kr per
døgn. Unntak kan avtales med styreleder eller generalsekretær.
Kvitteringer må fremlegges for tilbakebetaling av utlegg. Det vil
ikke bli gitt refusjon dersom man benytter seg av rusmidler på
reise i regi av Skeiv Ungdom. Refusjon for ansattes representasjonsreiser reguleres i Skeiv Ungdoms personalhåndbok og retningslinjer for virksomhetskort.

7.4.2. Egne retningslinjer gjelder organisasjonens ansatte. De er å finne i personalhåndbok for ansatte fra og med revidering 2024.

7.5. Tillitsvalgte og ansatte som representerer Skeiv Ungdom på
internasjonale arrangementer skal få dekket sine utgifter til reise, mat og overnatting. Dette gjelder ikke på frivillige reiser, med mindre annet er avtalt med generalsekretær og styreleder.

7.6. Generalsekretær og organisasjonsrådgiver skal disponere en egen
mailadresse for mottakelse av utleggs-, forskudds-, og reiseregningsskjemaer. Ved ansettelse av ny generalsekretær eller
organisasjonsrådgiver plikter også styreleder å sikre at tilgang til denne
kontoen overføres.

8. Forskudd

8.1. Som hovedregel ytes ikke forskudd i Skeiv Ungdom. Ved behov kan
styreleder eller generalsekretær bestemme at Skeiv Ungdom dekker
nødvendige kostnader direkte. Ved forhåndsbestilling av reiser gjelder
fortsatt punkt 6.9 om ansvar ved avbestilling.

8.2. I særlige tilfeller kan styreleder og generalsekretær vedta å gi forskudd. Ved utbetaling av forskudd skal generalsekretær signere et
forskuddsskjema. Dersom forskuddsmottaker er under 18 år må avtalen i
tillegg signeres av verge. Dersom generalsekretær er fraværende kan styreleder eller organisasjonsrådgiver signere forskuddsskjemaer.

8.3. I forkant av reiser gjort på vegne av organisasjonen, av organisasjonens ansatte kan generalsekretær alene vedta å utbetale forskudd. Det kan da opprettes særskilte forskuddsavtaler m/ tilbakebetaling i form av lønnstrekk.

8.4. Frist for å tilbakebetale forskudd man ikke kan dokumentere å ha brukt, gjennom innsendte bilag, skal som hovedregel settes maks 31 dager etter endt reise/arrangement.

8.5. Det innvilges ikke nye forskudd til personer som har uoppgjorte
økonomiske forhold.

9. Anbudsordning

9.1. Avtaler med leverandører av spesielle varer eller tjenester skal inngås på en forsvarlig og hensiktsmessig måte. Det oppfordres til å innhente flere tilbud fra forskjellige leverandører der dette er relevant, og ved
investeringer eller kjøp av tjenester av større økonomisk art. Rimeligste
leverandør skal brukes med mindre det er tungtveiende grunner til å
velge en annen. Avgjørelsen ligger hos generalsekretær og styreleder i
fellesskap.

9.2. Økonomiske avtaler som forplikter organisasjonen i mer enn 12 måneder skal opp til behandling i arbeidsutvalget før avtalen inngås. Slike avtaler skal også ved behov vurderes juridisk av en fagperson.

9.3. Ved inngåelse av avtaler som forplikter organisasjonen i mer enn 12
måneder skal sentralstyret orienteres.

10. Lønn og godtgjørelser for ansatte og
tillitsvalgte

10.1. Lønn for ansatte reguleres av den enkeltes kontrakt, Skeiv Ungdoms
personalhåndbok og eller andre gjeldende avtaler.

10.2. Styreleder frikjøpes tilsvarende 100% stilling. Lønn reguleres i egen
kontrakt som fremforhandles med avtroppende arbeidsutvalg. Styreleder
får tilgang på feriepenger og pensjon på linje med øvrige ansatte.

10.2.1. Generalsekretær skal følge opp at dette er blitt gjort innen øvrige ansattes lønnsforhandlinger

10.3. Sentralstyret kan vedta å innvilge honorar til tillitsvalgte og frivillige der dette anses som svært hensiktsmessig og forsvarlig. Honoraret må legges på et forsvarlig nivå, og kunne argumenteres godt for overfor aktuelle tilsynsorganer. Slikt vedtak må fattes med 2⁄3 absolutt flertall, og kan ikke gjelde for inneværende styreperiode.

11. Lokallag

11.1. Lokallag i Skeiv Ungdom skal kunne disponere en egen bankkonto som er knyttet til Skeiv Ungdom sentralt sitt bankforhold. Disposisjonsrett skal tilegnes leder og økonomiansvarlig i lokallaget, dersom ikke annet er regulert i lokallagets vedtekter eller gjennom styrevedtak. Generalsekretæren plikter å påse at lokallaget har tilgang til lokallagets bankkonto.

11.2. Regnskapsføring i lokallagene:

11.2.1. For at lokallagene skal kunne beholde tilgang til bankkonto plikter de å føre regnskap over alle utgifter fra tilhørende bankkonto. Lokallagene er pliktige å fremvise regnskapet ved forespørsel fra generalsekretær.

11.2.2. Dersom lokallagene ikke fremviser regnskap innen 31 dager etter forespørsel fra generalsekretær kan de midlertidig miste tilgangen til lokallagets konto.

11.2.3. Organisasjonsrådgiver skal gjennomføre økonomiskoleringer for lokallagsledere og lokallagenes økonomiansvarlige ved tildeling av kontotilgang og ved forespørsel fra lokallagene.

11.3. Dersom lokallag ønsker det kan generalsekretær sitte på ansvaret for å gjennomføre utbetalinger fra lokallagets konto. Utleggene må i disse
tilfellene fortsatt være signert av lokallagsleder eller lokallagets økonomiansvarlige.

11.4. Generalsekretær og organisasjonsrådgiver har som administrator rett til innsyn i, og tilgang til, lokallagenes bankkonti, men skal kun benytte seg av denne tilgangen ved særskilt behov, etter ønske fra lokallagene, eller ved mistanke om mislighold.

11.5. Overføringer som gjøres fra lokallagenes konti skal signeres av
lokallagsleder eller lokallagets økonomiansvarlige. Ved behov kan det gis
fritak til at generalsekretær eller organisasjonsrådgiver kan signere på
vegne av lokallaget.

11.6. Lokallag kan søke om å få bankkort knyttet til lokallagets konto. Søknad må begrunne behovet for et bankkort, og redegjøre for hvordan lokallaget vil sikre forsvarlig håndtering av kortet. Søknaden skal behandles av styreleder og generalsekretær i fellesskap.

11.6.1. For å kunne ha eget bankkort må lokallaget se til at følgende punkter følges:

11.6.1.1. Regnskap til lokallaget skal tilgjengeliggjøres slik at
generalsekretær og organisasjonsrådgiver har mulighet til innsyn.

11.6.1.2. Lokallaget må være inneforstått med at sentralt vil utføre
stikkprøvekontroll i nettbank, og må kunne gjøre rede for utgifter trukket frem i kontrollen.

11.6.1.3. Bankkortet er personlig, og personen som har fått bankkortet utlevert vil stå personlig ansvarlig for eventuelt misbruk av kortet.

11.6.1.4. Kortet er personlig, og personene som har tilgang til bankkortet skal ha godkjenning av lokallagsstyret. Vedkommende må være tillitsvalgt i lokallaget.

11.6.1.5. Når vedkommende som har bankkortet utsendt i sitt navn
fratrer fra sitt verv skal bankkortet klippes opp, og sperres av sentralleddet.

11.6.2. Dersom det avdekkes at bankkortet har blitt misbrukt til underslag av lokallagets midler vil forholdet bli politianmeldt.

11.7. Lokallag kan vedta, og oppfordres til å ha egne økonomiske retningslinjer. Retningslinjene skal alltid følge prinsippene vedtatt i dette dokumentet.

12. Ikrafttredelse og endringer

12.1. Disse retningslinjene er vedtatt av landsstyret i Skeiv Ungdom 13. januar
2024

12.2. Disse retningslinjene skal revideres av Landsstyret i Skeiv Ungdom første
landsstyremøte hvert år, og skal merkes med når de sist ble revidert.

12.3. Endringsforslag til økonomiske retningslinjer skal fremmes senest 14
dager før landsstyremøtet, og det er kun mulig å fremme endringsforslag
på innsendte forslag under møtet.